Sachbearbeitung Sekretariat (m/w/d)
Entgeltgruppe E 6 TVöD | Vollzeit | unbefristet
(Ausschreibungs-ID 1129)
Im Dezernat Kultur, Schulen, Jugend und Familie, Bereich Kultur, ist ab 01.12.2024 die oben angeführte Stelle (Bereichssekretariat) zu besetzen.
Der Bereich Kultur setzt sich aus verschiedenen kulturellen Einrichtungen der Stadt (Kulturbüro, Ernst-Bloch-Zentrum, Stadtbibliothek, Wilhelm-Hack-Museum inklusive Stadtmuseum, Stadtarchiv und Musikschule) zusammen und ist somit für ein breites kulturelles Angebot der Stadt Ludwigshafen verantwortlich.
Die Stelle unterstützt die Bereichsleitung bei ihren vielfältigen Aufgaben und Tätigkeiten.
Die Stelle befindet sich in einem Stellenbewertungsverfahren. Im Rahmen des Verfahrens kann es zu Veränderungen im Aufgabengebiet kommen.
Das Aufgabengebiet kann auch von Teilzeitkräften wahrgenommen werden, solange zwei Bewerber*innen gefunden werden, die sich die Stelle teilen.
So sieht Ihr Alltag aus ...
Funktion der*s Zeitwirtschaftsbeauftragten des Bereichs wahrnehmen, z.B.
- Verwaltung und Bearbeitung der Stammdaten (z.B. Sollarbeitszeiten pflegen und ändern)
- Zeitumbuchungsvorgaben und Gleitzeitsaldo anpassen
- Erfassen von An- und Abwesenheiten (z.B. Mehrarbeitszeit, Dienstreisen, Krankmeldungen etc.)
Entlastung der Führungskraft von administrativen Aufgaben (allg. Sekretariatsaufgaben), z.B.
- Post (Ein- und Auslauf) bearbeiten
- Dokumente ablegen, scannen und weiterleiten
- Terminkalender und Wiedervorlage der Führungskraft führen
- Auskünfte erteilen
- Sitzungen, Veranstaltungen und Gespräche der Führungskraft koordinieren
- Änderungen der Bereichsinformationen für das Intranet, Internet und interne Telefonbuch veranlassen
- Betreuung verschiedener E-Mail-Adressen
Personelle und organisatorische Angelegenheiten wahrnehmen, z.B.
- terminierte Personalangelegenheiten wie Höhergruppierungen, Beförderungen etc. bearbeiten
- Probezeiten, Befristungen, Beurteilungen, Jubiläen überwachen, Wiedervorlage führen
- Sonderformen der Arbeit ermitteln (Zeitzuschläge)
- Liste Ersthelfer*innen, Ordnungs- und Löschdienst und Sicherheitsbeauftragte*r führen, Schulungen beauftragen
- Stellenbeschreibungen archivieren
- Stellenbesetzungsverfahren für Führungskraft vorbereiten
- Organigramme anfordern
- Vollzug des Stellenplans beantragen
Wenn Sie ...
über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem der folgenden Berufe verfügen:
- Verwaltungsfachangestellte*r (alternativ Angestelltenprüfung I)
- Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung
- Justizfachangestellte*r
- Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r
- Sozialversicherungsangestellte*r
- Steuerfachangestellte*r
(Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe E 6 TVöD)
oder
über eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten tätigkeitsbezogenen kaufmännischen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren verfügen und bereit sind, die Angestelltenprüfung I abzulegen
(Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe E 5 TVöD mit entsprechender Zulage).
Hinweis: Bei der Stellenbesetzung werden vorrangig Bewerber*innen berücksichtigt, welche die Anforderungen für eine Eingruppierung nach E 6 TVöD erfüllen.
-
die städtische Verwaltungsstruktur gut kennen
-
mehrjährige Berufserfahrung mitbringen
-
gute EDV-Kenntnisse (MS-Office) haben
-
(sich) gut organisieren können, gewissenhaft und belastbar sind sowie Eigeninitiative besitzen
- sorgfältiges Arbeiten für selbstverständlich halten
-
vertrauensvoll mit der Führungskraft zusammenarbeiten wollen
-
sich sicher mündlich und schriftlich ausdrücken können
-
sehr gute mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse besitzen (mindestens Niveaustufe C 1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens)
-
gute Umgangsformen und ein freundliches und sicheres Auftreten haben
-
offen sind für die Menschen und Aufgaben im Bereich Kultur
- das Handeln und Verhalten nach den "Leitlinien der Zusammenarbeit" für selbstverständlich halten.
Bekommen Sie von uns ...
- einen krisensicheren Arbeitsplatz
- eine gute Verkehrsanbindung
- die Möglichkeit eines durch die Stadt geförderten Jobtickets
- die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung
- qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
- die Möglichkeit eines Job-bikes (Fahrradleasing)
- die Möglichkeit von Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
- die grundsätzliche Möglichkeit zur Mitnahme von Hunden entsprechend unserer Dienstvereinbarung
- attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Sonderzahlung im Rahmen eines alternativen Entgeltanreiz-Systems, vermögenwirksame Leistungen
Senden Sie uns Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten bis spätestens 27.10.2024 direkt über unser Bewerbungsportal.
Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.