Sachbearbeitung Infotheke / Registratur (m/w/d)

Entgeltgruppe E 6 TVöD | Vollzeit | unbefristet | befristet für die Dauer der Abwesenheit der Stelleninhaberin mit der Option auf unbefristete Übernahme

(Ausschreibungs-ID 1721)

Im Dezernat Finanzen, Ordnung, Immobilien und Bürgerdienste, Bereich Bürgerdienste, Abteilung Aufenthaltsrecht, Team Sekretariat, Besucherinformation sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Stellen einer Sachbearbeitung Information/Registratur zu besetzen.

Eine der beiden Stellen ist befristet für die Dauer der Abwesenheit der Stelleninhaberin mit der Option auf unbefristete Übernahme zu besetzen.

Die Stellen können auch von Teilzeitkräften wahrgenommen werden.

Die Abteilung Aufenthaltsrecht kümmert sich um die aufenthaltsrechtlichen Belange der gut 60.000 ausländischen Mitbürger*innen.

So sieht Ihr Alltag aus ...

Als Mitarbeiter der Informationen stellen Sie die Ansprechperson für alle Kundenanliegen da.

Sie...

erteilen individuelle Auskünfte in einfachen ausländerrechtlichen Angelegenheiten
beraten die Kunden auch in nicht ausländerrechtlichen Angelegenheiten z.B. im Hinblick auf Sozialhilfe, Kindergeld, Kinderzuschlag etc.
bieten eventuell notwendige Hilfestellung beim ausfüllen der zahlreichen Formulare an
geben Informationsmaterial, Formulare, Vordrucke und Anträge aus
unterstützen die Kollegen der Sachbearbeitung beim Einziehen und der Ausgabe von Aufenthaltstiteln sowie durch die Terminvergabe in dringenden Fällen
sind für die ordnungsgemäße Verteilung der Anliegen innerhalb der Abteilung zuständig
nehmen Beschwerden, Anregungen und Kritik auf und leiten diese an die zuständige Abteilungsleitung weiter
verteilen die zahlreichen, per Email eingehenden Kundenanfragen an die zuständigen Mitarbeiter weiter.

Neben der Tätigkeit an der Information, sind Sie für die Verwaltung des Archivs zuständig. Die Aufgaben umfassen:

einsortieren entsprechender Akten im Archiv
Vorlage von angeforderten Akten an den zuständigen Sachbearbeiter

Wenn Sie ...

eine abgeschlossene Ausbildung zum*zur Verwaltungsfachangestellten oder die Erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungs- und Kassendienst (Angestelltenprüfung I) besitzen

oder

eine Berufsausbildung zur*zum

Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung
Justizfachangestellte*r
Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r
Sozialversicherungsangestellte*r
Steuerfachangestellte*r

oder

eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren besitzen verbunden mit der Bereitschaft, die Angestelltenprüfung I abzulegen (Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe E 5 TVöD mit entsprechender Zulage)
über Grundkenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht sowie im Aufenthaltsrecht verfügen bzw. die Bereitschaft besitzen, sich diese zeitnah anzueignen
Erfahrungen im Bereich interkulturelle Kommunikation, Führung von Konfliktgesprächen mitbringen
über Erfahrung im Umgang mit Publikum, Verhandlungsgeschick sowie ein sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen verfügen
Kontaktfreudigkeit, die Bereitschaft und Fähigkeit zu kooperativem Handeln vorweisen können
das Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ ausrichten

Bekommen Sie von uns ...

einen krisensicheren Arbeitsplatz
Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitszeit mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
eine gute Verkehrsanbindung
ein durch die Stadt gefördertes Jobticket
die Möglichkeit zur beruflichen Entwicklung
qualifizierte Weiterbildungsmöglichkeiten
Job-bike (Fahrradleasing)
Sonderkonditionen in kooperierenden Fitnessstudios
die Möglichkeit zur 4-Tage-Woche (sofern das Aufgabengebiet dies zulässt)
die grundsätzliche Möglichkeit zur Mitnahme von Hunden entsprechend unserer Dienstvereinbarung
attraktive Zusatzleistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung, arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge, Leistungszulage, Vermögenwirksame Leistungen

Senden Sie uns Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und Zertifikaten bis spätestens 15.08.2025 direkt über unser Bewerbungsportal.

Vielfalt ist uns sehr wichtig! Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber*innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen sehr gerne Herr Wild unter der Telefonnummer 0621/504-2050 und Personalfragen werden von Herrn Schwartz, Telefonnummer 0621/ 504-2518 beantwortet.