Sachbearbeitung Sekretariat und Dezernatscontrolling (m/w/d)

So sieht Ihr Alltag aus ...

Haushalt und Controlling

• Budget-Prognose erstellen
• Haushalt Büro OB aufstellen und überwachen
• Vollzug des Rechnungswesens

Sekretariatsaufgaben

• allgemeine Sekretariatsaufgaben für das Büro der/des Oberbürgermeister*in
• Ansprechpartner*in im Publikumsverkehr
• Koordination von Terminen und Terminüberwachung
• Führen der Wiedervorlagen
• Erteilen von Auskünften
• Entgegennehmen und Weiterverbinden von Telefonaten sowie telefonisches Erledigen von Aufträgen
• Postbearbeitung und -verteilung
• Fertigen von Schriftstücken, Übersichten und Tabellen nach Vorlage
• selbständiges Abfassen kleinerer Schreiben
• Ablage und Aktenverwaltung
• Ansprechpartner*in als EDV-Beauftragte*r
• Wahrnehmung von gleichbewerteten Aufgaben im Rahmen einer Abwesenheitsvertretung
• Bearbeitung und Pflege der Zeiterfassung
• Durchführung von Sonderaufgaben
• Zuarbeit für die Bürgerberatung

Wenn Sie ...

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt*in (Angestelltenprüfung II) oder einen gleichartigen Abschluss oder einen rechtswissenschaftlichen Hochschulabschluss mitbringen

alternativ

• über eine abgeschlossene Ausbildung in einem der folgenden Berufe verfügen:
  • Verwaltungsfachangestellte*r / abgeschlossene A1 Prüfung
  • Fachangestellte*r für Arbeitsmarktdienstleistung
  • Justizfachangestellte*r
  • Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellte*r
  • Sozialversicherungsfachangestellte*r
  • Steuerfachangestellte*r
  • mit der Bereitschaft, die Angestelltenprüfung II abzulegen

• mehrjährige Sekretariatserfahrung mitbringen
• Kenntnisse über die Organisationsstruktur der Stadtverwaltung Ludwigshafen bzw. einer Stadtverwaltung haben (wünschenswert)
• gute Erfahrungen im Umgang mit dem PC haben
• gute Kenntnisse in Windows (Word und Excel) und im Umgang mit sozialen Medien besitzen
• die Bereitschaft mitbringen, sich in neue EDV-Programme einzuarbeiten
• überdurchschnittliche Kenntnisse in Rechtschreibung und Zeichensetzung haben
• über gute Umgangsformen und eine gute Allgemeinbildung verfügen
• Eigeninitiative und die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten mitbringen
• über ein Organisationstalent und eine gründliche und zuverlässige Arbeitsweise verfügen
• bereit sind, sich über die normale Arbeitszeit hinaus zu engagieren
• Belastbarkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Loyalität zu Ihren Stärken zählen
• das Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ für selbstverständlich halten