Sachbearbeitung Sekretariat Berufsbildende Schule Wirtschaft 1 (m/w/d)

So sieht Ihr Alltag aus ...

Allgemeine Büroorganisation

• Verwaltung der Eingangspost (sichten, priorisieren, weiterleiten)
• Bearbeitung und Ablage von E-Mails und digitalen Dokumenten
• Telefonannahme, Weiterleitung und Nachrichtenverwaltung für die Schulleitung
• Erstellung, Vorbereitung und Versand von Verwaltungsunterlagen, Briefen und Einladungen
• Führen und Aktualisieren von Aktenplänen und Dokumentenmanagement
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial

Kommunikation, Dokumentation und Information

• Pflege von schulinternen Veröffentlichungen (Intranet, interne Aushänge) in Absprache
• Koordination und Ansprechpartner für Behörden, externe Partner und Schulträger
• Verwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten und Akten
• Pflege von Verteilerlisten, Kontaktverzeichnissen, Formularen und Vorlagen

Unterstützung der Schulleitung

• Vorbereitung von Unterlagen für Gespräche, Besprechungen und schulische Gremien
• Organisation von Besprechungsräumen und Nachbereitung von Besprechungen
• Führung einfacher Budget- und Kostenübersichten
• Verwaltung von Haushaltsmitteln sowie Bearbeitung von Rechnungen in enger Zusammenarbeit mit dem Schulträger

Hinweis an den*die Bewerber*in:

Die Arbeitszeiten werden nach Rücksprache mit der Schulleitung festgelegt.
Die Urlaubszeit richtet sich überwiegend nach den rheinland-pfälzischen Schulferien.

Wenn Sie ...

• ... die Ausbildung zur*zum

  • Verwaltungsfachangestellten / die Angestelltenprüfung I
  • Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistung
  • Justizfachangestellten
  • Rechtsanwalts- bzw. Notarfachangestellten
  • Sozialversicherungsangestellten
  • Steuerfachangestellten

  erfolgreich abgeschlossen haben oder

• eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten gleichartigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren und entsprechender Tätigkeit verfügen
• gute Allgemeinbildung und Umgangsformen haben
• organisations- und teamfähig sind
• kontaktfreudig sind und kooperatives Handeln für Sie selbstverständlich ist
• Erfahrung in Konfliktsituationen und Vertrautheit mit Lösungsstrategien haben
• Sicherheit in Rechtschreibung und Zeichensetzung besitzen
• die Bereitschaft haben, zur flexiblen Arbeitszeit bzw. zum Dienst außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit hinaus
• Gender- und Diversitätssensibilität besitzen
• Bereitschaft zur Fortbildung und Supervision mitbringen
• gute MS-Office-Kenntnisse mitbringen
• das Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ für selbstverständlich halten