Sachbearbeitung Geschäftsstelle Bauen für Bildung (m/w/d)

So sieht Ihr Alltag aus ...

Leitung der Stabstelle „Bauen für Bildung“

• Sie übernehmen die vollständige Koordination, Vorbereitung, Moderation und Dokumentation des Steuerungskreises „Bauen für Bildung“. Die Stabstelle stellt hierfür die Entscheidungsgrundlagen bereit, strukturiert komplexe Sachverhalte, moderiert Abstimmungsprozesse und sorgt für eine nachvollziehbare Dokumentation
• Sie verantworten die inhaltliche Abstimmung, Aktualisierung und Aufbereitung des Bauinvestitionsfahrplanes sowie die Vorstellung und Erläuterung in politischen Gremien
• Die Stabstelle fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit. Sie bündelt und koordiniert Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern, Schul- und Kitaleitungen, Schulelternbeirät*innen, Ortsvorsteher*innen, politischen Gremien, Presse und weiteren Akteuren. Diese Aufgabe umfasst die inhaltliche Prüfung und dezernatsübergreifende Abstimmung mit den betroffenen Bereichen, eine strukturierte und adressatengerechte Aufbereitung, die Sicherstellung konsistenter Kommunikation und die Nachverfolgung von Anliegen und Rückmeldungen.
• Die Stabstelle koordiniert, bereitet vor, moderiert und dokumentiert regelmäßige dezernatsübergreifende Gesprächsformate, insbesondere: Schnittstellengespräche „Kindertagesstätten“, Schnittstellengespräche „Schulen“. Darüber hinaus begleitet sie Dialogformate, beispielsweise Gespräche des Dezernats 3 mit Schulleitungen (Dialoggespräche). In diesen Formaten fungiert sie als zentrale Ansprechpartnerin für bauliche Themen und stellt die Dokumentation, strukturierte Weiterleitung sowie Bearbeitung der Anliegen sicher.
• Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Analyse und Optimierung dezernatsübergreifender Prozesse, insbesondere an der Schnittstelle zwischen den Nutzerbereichen (Sport, Schulen, Kindertagesstätten) und der Gebäudewirtschaft. Ziel ist es Abstimmungsprozesse zu standardisieren, Schnittstellenverluste zu reduzieren, Transparenz zu erhöhen, Effizienz und Steuerungsfähigkeit zu verbessern. Dies beinhaltet auch die Weiterentwicklung von Strukturen, Abläufen und Kommunikationswegen.

 Vertretung des*der persönlichen Referenten*in im Baudezernat

Wenn Sie ...

• über ein abgeschlossenes, nach TVöD-VKA anerkennbares Hochschulstudium (Diplom/Bachelor) in der Fachrichtung Betriebswirtschaftslehre bzw. über die Zweite Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungs- und Kassendienst (Angestelltenprüfung II) verfügen 
• über mehrjährige adäquate Berufserfahrung verfügen
• gute Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung und der verwaltungsspezifischen Zusammenhänge haben
• ein überdurchschnittliches Maß an Einsatzbereitschaft und Engagement, eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise in Verbindung mit ausgeprägter Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Organisationsgeschick zu Ihren Stärken zählen
• den sicheren Umgang mit einschlägigen EDV-Standardprogrammen (MS-Office) gewährleisten können
• das Handeln und Verhalten nach den „Leitlinien der Zusammenarbeit“ für selbstverständlich halten